Política de tratamiento de datos

POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE SOLUTIO IT SAS

Solutio IT SAS adopta la siguiente Política de Tratamiento de Datos personales dando cumplimiento a las disposiciones de la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, y el Decreto 1074 de 2015 y demás disposiciones complementarias constitucionales y jurisprudenciales concernientes al desarrollo del derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas en bases de datos o archivos.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Razón social: SOLUTIO IT SAS en adelante SOLUTIO
Teléfono: + 57 310 7998793
Página web principal: www.elokio.co
Email: contacto@solutioit.co

Todos los empleados de SOLUTIO son responsables del tratamiento de las bases de datos que la compañía recolecta, almacena, procesa, utiliza, rectifica, circula, actualiza, comparte y elimina en el desarrollo de su objeto social. Cada área de la compañía es la encargada de la administración y control de la base de datos a su cargo.

DEFINICIONES

Para la aplicación de las reglas y procedimientos establecidos y de acuerdo con lo establecido en el artículo 3 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, se entenderá por:

  1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
  2. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
  3. Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, generado por el responsable del Tratamiento que se pone a disposición del Titular para el Tratamiento de sus datos personales. A través de este, se comunica al Titular de la información la existencia de las políticas aplicables para el tratamiento de sus datos personales, junto con la forma como acceder a las mismas y las características del tratamiento de los datos personales.
  4. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables, tales como nombre y apellidos, documento de identidad, edad, domicilio, región, país, ciudad, código postal, número de teléfono fijo, número de teléfono móvil, dirección, dirección de correo electrónico, preferencias publicitarias, preferencia de consumo, preferencias de canales, quejas y reclamos, novedades de servicio, datos básicos y personales, datos de contacto, datos demográficos, datos de gustos, preferencias y hábitos.
  5. Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales.
  6. Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular.
  7. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad de Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
  8. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
  9. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
  10. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
  11. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos, en cualquier tecnología conocida o por conocer.
  12. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro (transmisión nacional) o fuera de Colombia (transmisión internacional) y que tiene por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
  13. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  14. Requisito de procedibilidad: El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, lo anterior según el Artículo 16 de la Ley 1581 de 2012.

MEDIDAS INTERNAS DE PROTECCIÓN DE DATOS

Es responsabilidad de todos y cada uno de los empleados de SOLUTIO que tengan acceso a las bases de datos de la compañía, guardar estricta confidencialidad de la información en ellas verificada, compartida y almacenada; para ello, como herramienta de protección, se suscriben acuerdos de confidencialidad independientes al contrato de trabajo.

TRATAMIENTO Y FINALIDAD DE LAS BASES DE DATOS

SOLUTIO en su calidad de responsable del tratamiento, recolección, almacenamiento, actualización, uso, circulación, transferencia, transmisión y supresión de las bases de datos, realiza las siguientes actividades:

AUTORIZACIÓN

La compilación, almacenamiento, consulta, uso, intercambio, transmisión, transferencia y tratamiento de datos personales requiere el consentimiento libre, expreso e informado del Titular de la información. Basado en lo anterior se implementan los mecanismos que permitan la consulta posterior por parte del titular de la información.

La autorización por parte del titular podrá constar en un documento físico, electrónico o cualquier otro formato que permita concluir de forma razonable que el Titular otorgó la autorización mediante documento físico y/o digital, el cual deberá contar con la firma del Titular de la información, lo cual no obsta que más adelante se establezcan mecanismos diferentes para otorgar la autorización.

A través de la autorización se pondrá en conocimiento del Titular de la información o de su representante en el caso de infantes (niños y niñas) y adolescentes, el hecho que la información será recolectada, incluyendo la finalidad, las modificaciones, almacenamiento y el uso específico que se dará a los mismos, y además:

  1. La persona quien recopila la información (especificando si es el Responsable o el Encargado del tratamiento).
  2. Los datos que serán recopilados, incluyendo si se recopilan Datos Sensibles.
  3. La finalidad del tratamiento de los datos.
  4. Los mecanismos a través de los cuales pueden ejercer sus derechos como Titulares de la información (acceso, corrección, actualización o supresión de los datos).

ACEPTACIÓN

Los Titulares de la información aceptan el tratamiento de sus datos personales conforme los términos de esta Política, al momento de proporcionar sus datos.

AVISO DE PRIVACIDAD

El aviso de privacidad es un documento físico, electrónico o cualquier otro formato, mediante el cual se informa al titular de la información sobre la existencia de políticas que le serán aplicables, así como la forma en la que pueden acceder a las mismas y las características del tratamiento que se le dará a los datos personales.

DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular de datos personales tiene los siguientes derechos:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a SOLUTIO en relación con sus datos personales.
  3. Ser informado, previa solicitud, del uso que se le ha dado a sus datos personales.
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez se haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante SOLUTIO.
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en su tratamiento no se hayan respetado los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
  6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales. Política de Tratamiento de Datos Personales.

ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS RELACIONADOS CON LA PROTECCIÓN DE DATOS

SOLUTIO designa como responsable de dar trámite a las peticiones, consultas y reclamos de los titulares de la información almacenada en las bases de datos, a la Dirección de Servicio al Cliente, a quien se le deberán dirigir las solicitudes y quien, en todo caso, se encargará de la gestión necesaria para dar respuesta a las mismas. Las solicitudes pueden ser enviadas al email contacto@solutioit.co o a la línea + 57 310 7998793

PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS

En cualquier momento y de manera gratuita, el titular, sus representantes o apoderados, podrán consultar la información personal del titular que repose en las bases de datos de SOLUTIO, a través de los canales señalados.

REQUISITO DE PROCEDIBILIDAD

El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante SOLUTIO.

VIGENCIA

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales es efectiva a partir del día de su publicación.